ETIQUETA Y PROTOCOLO

Etiqueta y Protocolo Empresarial

Dominar situaciones sociales y de negocios, hacer los ajustes necesarios para organizar eventos exitosos, manejar las relaciones interpersonales, lograr una autoestima positiva, y encontrar caminos que le permitan superarse. Objetivos • Refirmar la trascendencia que tiene el manejo asertivo de la comunicación verbal y no verbal, dentro de la etiqueta y protocolo empresarial para crear una imagen profesional. • Identificar sus fortalezas y áreas de oportunidad para desarrollar credibilidad. • Aplicar las normas del manejo de las relaciones humanas y públicas. • Distinguir la importancia que tiene el rol de anfitrión. • Utilizar herramientas para coordinar exitosamente sus juntas y eventos de trabajo. • Conocer la importancia que tiene el manejo apropiado de la etiqueta y protocolo en los distintos eventos realizados dentro y fuera de las organizaciones.

Etiqueta: La imagen Personal y Profesional

En nuestra sociedad, y para el logro del crecimiento profesional dentro de las organizaciones, el cuidado de la imagen personal posee suma importancia, pues implica el conocimiento y perfeccionamiento del aspecto exterior, a través del porte, la vestimenta, el habla y las mejores formas para interactuar con nuestro interlocutor.

El término etiqueta se relaciona con la vestimenta, modales (lenguaje gestual, comunicación oral) y aspectos de comportamiento que conforman la vida social y profesional. En estos días es usual que las ejecutivas/ vos requieran de los servicios profesionales de especialistas en Protocolo e Imagen, a fin de mejorar el estilo en el vestir, la forma de comunicación gestual y algunas pautas de liderazgo que hacen al ejercicio del management, a través del conocimiento y la aplicación más criteriosa de la normativa protocolar.

En relación al aspecto físico, nacemos con una determinada altura, rasgos faciales, o color de cabello, los cuales se pueden cambiar o mejorar, haciendo todo lo posible por mantener una figura estilizada. Se pueden conocer y aplicar las técnicas adecuadas de maquillaje para cada tipo de rostro, utilizar los colores y diseños apropiados en la vestimenta profesional, pues la indumentaria tiene el poder de mejorar decididamente la percepción positiva de la imagen ejecutiva.

El conocimiento de los aspectos fundamentales de las técnicas de la oratoria, enseña a tomar conciencia de que el manejo apropiado de las cualidades de la voz, puede ser considerado uno de los instrumentos más poderosos que permiten el logro de una comunicación oral fluida y creíble. La voz se puede educar para transformarla en más suave, pausada y agradable, logrando que los modos de expresar una idea causen una impresión positiva.

Con respecto a la selección de la vestimenta, una profesional debería elegir con esmero y especial dedicación la etiqueta más apropiada para diversas ocasiones o reuniones en las cuales sea invitada o desempeñe un rol especialmente relevante (anfitriona, invitada de honor, invitada VIP, etc.).

Imagen ejecutiva: La vestimenta más adecuada

·         Un vestido negro, de líneas sencillas, puede ser considerado “un básico” para asistir a diversas reuniones. Los accesorios le darán un aspecto más “formal o más casual”.

·         Los colores oscuros y monocromáticos tienden a adelgazar y estilizar la figura.

·         Las faldas levemente entalladas hasta la rodilla sientan mejor que las plisadas o rectas.

·         Los trajes que más favorecen: pantalones rectos y chaquetas sastre largas con hombreras discretas, levemente entalladas en la cintura en colores negro, azul, beige, gris o pasteles.

·         Evitar las telas con adornos muy elaborados y colores muy estridentes durante el día.

·         Los zapatos, la cartera y el cinturón, combinarán en color, tamaño y diseño con el resto de la indumentaria.

·         El calzado resulta un accesorio de fundamental importancia en la percepción del conjunto de la indumentaria. El taco más favorecedor para la postura, es el de cinco centímetros, aportando altura y equilibrio.

·         Para una reunión de trabajo, evitar los estampados llamativos, los tejidos gruesos y las telas satinadas o con brillos.

·         Las piernas se estilizan cuando se usan las medias y los zapatos en la misma tonalidad.

·         Seleccionar en tonos neutros el color de los abrigos o tapados: (negro, azul o camel).

·         Los accesorios (pañuelos, guantes, carteras, anteojos, joyas), deberán ser elegidos con un criterio discreto y sutil, a fin de realzar y complementar aportando distinción, sin proyectar un aspecto recargado.

 Otros aspectos a considerar.

·         El tipo de reunión (coctel, acto de apertura, almuerzo de trabajo, conferencia, etc.).

·         El horario estipulado para la ejecución del evento.

·         Lugar del evento (salón de un hotel, restaurante, quinta o residencia para fiestas, embajada, sala de reuniones de la empresa)

·         La estación del año.

·         Perfil de los invitados a la reunión (empresarios, autoridades oficiales, artistas, etc.).

·         Si la ejecutiva asiste a un evento en calidad de invitada de honor, invitada VIP, o desempeñará alguna función (locutora, disertante, etc.).

El aspecto exterior debe proporcionar sensación de agrado y de bienestar. En general, vestir de forma discreta pero favorecedora, siguiendo las líneas clásicas con un toque de moda puede resultar la elección más conveniente para proyectar una imagen femenina y profesional. La calidad de las prendas se relacionan de manera directa con la duración y aspecto, ya que un traje de corte impecable aporta elegancia y seguridad.

Protocolo Empresarial

El éxito laboral no solamente se mide en términos de desempeño. Es también fundamental que Usted pueda conocer y adaptarse al entorno de la organización. Uno de los aspectos claves en este proceso es el manejo adecuado de las relaciones interpersonales donde su imagen juega el rol principal. Presentamos a continuación algunas recomendaciones que pueden ser tenidas en cuenta y que contribuirán positivamente a este proceso de ajuste al “protocolo empresarial”.

El protocolo se puede definir como código tácito que define la manera adecuada de interactuar con los miembros de una empresa, que tiene antecedentes en su cultura, y que marca pautas en el (i) estilo de comunicación, (ii) imagen y presentación personal, (iii) respeto a la jerarquía (relaciones entre superiores y subalternos, o entre clientes y proveedores), (iv) cortesía telefónica, y (v) manejo de la red y de las herramientas de trabajo, entre otros. Los estudiantes y profesionales recién egresados que no han tenido experiencias laborales, y aún los profesionales con varios años de experiencia, deben ajustar su conducta al código de comportamiento de la empresa para responder de manera empática a la cultura de la organización en la que aspiran trabajar. Investigue la empresa en la página web y a través de referencias confiables. Al acceder a esta información, tendrá un primer acercamiento relacionado con el negocio, historia, antecedentes de la empresa, estructura jerárquica, clientes y/o proveedores, misión y visión. Esta información le permitirá identificar si es una empresa joven o de muchos años en el mercado, nacional o multinacional, con una cultura más o menos conservadora. 2. Observación. Su acercamiento a la empresa desde el inicio del proceso de selección le debe permitir identificar aspectos de (i) comunicación entre los empleados, (ii) la relación entre jefes y subordinados, (iii) cortesía telefónica, (iv) clima laboral, (v) forma de vestirse y saludar. 3. Estilo de comunicación. El estilo de comunicación esperado en el mercado laboral es en la mayoría de los casos formal. Es importante percibir si el trato hacia figuras de autoridad se antecede de la palabra señor, señora, doctor, doctora. De otra parte, la comunicación escrita marca también una característica de la cultura. Solicite a su jefe que corrija sus mensajes escritos antes de enviarlos (mientras aprende el tono corporativo) y tenga presente la cordialidad, mantener el respeto y sobre todo que es diferente el lenguaje escrito al hablado. 4. Imagen y presentación personal. La presentación personal debe ajustarse a la cultura de la empresa; será diferente trabajar en un Banco donde el ambiente es altamente convencional, a trabajar en una empresa de investigación de mercados que es más informal en el vestido. Tenga siempre presente que es preferible que lo recuerden por su formalidad y elegancia, a que lo recuerden por su aspecto desaliñado y excesivamente informal. En cuanto al vestido, se recomiendan colores en tonos de gris y azul, camisa blanca y una corbata discreta. No lleve accesorios que distraigan al entrevistador. Su ropa, zapatos, manos, y cabello deben estar limpios, trasmitir pulcritud y esmero para un mejor impacto. 5. Cortesía telefónica. Tenga en cuenta que las relaciones en la empresa se dan al nivel de clientes internos y externos. Si recibe una llamada recuerde en lo posible mencionar el área de trabajo y su nombre, así: “Gerencia de Ventas, habla Pablo Díaz”. Esta cortesía telefónica le permitirá a quien llama identificar a su interlocutor. Recuerde que las llamadas personales y corporativas deben ser breves. Si toma una llamada que no es para Usted responda amablemente y direcciónela inmediatamente al destinatario. Tome mensajes si se lo solicitan y entréguelos oportunamente, nunca se sabe cuando se trata de algo urgente o importante. 6. Uso de internet, intranet.  Utilice medios de contacto como la intranet o la red de la empresa para transmitir únicamente información de interés para la empresa; elimine mensajes de correo “spam”, cadenas que dan suerte, y aquellos que contengan información pornográfica;  solicite información sobre la capacidad de la red para transmitir mensajes y sobre todo, no baje a su equipo software o programas que no tengan licencia autorizada. 7. Reuniones sociales con el equipo de trabajo. Cuando sea invitado o anfitrión de reuniones sociales fuera del contexto laboral pero con los miembros de su equipo de trabajo mantenga siempre su imagen profesional. Nada más desafortunado que ser luego víctima de comentarios desagradables por la pérdida de la imagen. Evite consumir licor en exceso, dialogue sobre temas de interés general, participe con entusiasmo, actúe de manera natural, pero recuerde siempre que son sus compañeros de trabajo. 8. Viajes de trabajo fuera de la ciudad. Cuando se le presenten viajes de trabajo fuera de la ciudad y tenga que hacerlos con otras personas del equipo de trabajo tenga presente que compartir habitación en un Hotel (si fuera necesario) obliga a la aplicación de las siguientes instrucciones: (a) adecue su tiempo pensando en las necesidades de la otra persona; (b) el uso del baño debe ser racional, manteniendo la limpieza del mismo; (c) sus hábitos de higiene hágalos en el baño únicamente; (d) evite hacer ruido o molestar a su compañero de habitación cuando duerme, (e) asuma sus gastos de llamadas personales y del minibar.